Moduł Portiernia to elektroniczna recepcja systemu PSPG. Składa się ona z kilku sekcji umożliwiających m.in.:

• rejestrację czasu pracy pracowników,
• gromadzenie wszelkich informacji o odwiedzających,
• prowadzenie księgi korespondencji,
• składanie skarg i zażaleń oraz wiele innych.

Zobacz prezentację modułu Portiernia:

01 Rejestracja czasu pracy

Ekran główny Portierni zawiera informacje dotyczące ostatnio zarejestrowanego pracownika:

• jego zdjęcie,
• zajmowane stanowisko,
• indywidualny kod
• oraz datę i godzinę wejścia czy wyjścia z pracy.

Dodatkowo po zarejestrowaniu pracownik otrzymuje komunikaty przekazane przez kadrową w programie Kolekcjoner.

W module pracownicy znajduje się lista pracowników podzielona na listę osób obecnych z godziną wejścia do zakładu pracy, jak również lista osób nieobecnych z datą oraz godziną wejścia i wyjścia z ostatniego pobytu w firmie.

02 Sekcja Przepustki

W kolejnym module Przepustki znajdują się osoby, z którymi firma współpracuje w sposób ciągły np. prawnik, jak również osoby, które pojawiają się w firmie co jakiś czas np. listonosz. Lista, podobnie jak w poprzednim module, podzielona jest na osoby z przepustkami będącymi na terenie firmy jak i osoby nieobecne wraz z datami i godzinami wejść oraz wyjść. Przepustki dla poszczególnych osób tworzone są przez Kadrową w programie Kolekcjoner.

03 Księga Gości

Następnym modułem dostępnym w elektronicznej recepcji jest Księga Gości. Dostępne są tu wszelkie informacje o gościach odwiedzających firmę. Z poziomu portierni jesteśmy w stanie dodać nowe wizyty poprzez uzupełnienie odpowiednich danych, takich jak: imię i nazwisko osoby odwiedzającej, cel wizyty, ewentualne uwagi, przydzielić należy odpowiednią lokalizację spotkania oraz przybliżoną datę rozpoczęcia i zakończenia spotkania. Po wypełnieniu formularza i wyborze odpowiedniej lokalizacji użytkownik dostaje informację o dostępności danego pomieszczenia, dzięki czemu nie ma możliwości umówienia dwóch wizyt w tym samym czasie w jednym miejscu.

Po dodaniu nowej wizyty istnieje możliwość wydrukowania Karty wizyty zawierającej wszystkie szczegóły dotyczące spotkania. Dodatkowo na karcie widnieje informacja zobrazowana za pomocą znaków graficznych o konieczności stosowania odpowiednich środków ochrony w danej lokalizacji.

04 Zdarzenia

Moduł Zdarzenia pokazuje wszystkie wejścia oraz wyjścia pracowników, osób posiadających przepustki oraz gości. Wszystkie dane po synchronizacji trafiają do programu Kolekcjoner.

05 Księga Korespondencji

W module Księga Korespondencji znajdują się wszystkie pisma wchodzące jak i wychodzące z firmy wraz ze szczegółową informacją o nadawcy, odbiorcy, dacie wpływu oraz w przypadku poczty wychodzącej - dacie nadania. Istnieje możliwość dodawania skanów pism w celu ich archiwizacji. Dodatkowo moduł ten daje możliwość druku całej księgi korespondencji.

06 Ankiety

Kolejny moduł pozwala na wypełnienie przez pracowników ankiet stworzonych przez kadrową w programie Kolekcjoner. Wszystkie wypełnione ankiety automatycznie wysyłane są do programu Kolekcjoner.

07 Księga Wyjść

Portiernia posiada Księgę wyjść, w której pracownik może otrzymać pozwolenie na wyjście służbowe w danych godzinach czy dniach i po akceptacji przez przełożonego, system we wprowadzonym wcześniej okresie loguje automatycznie danego pracownika w recepcji.

08 Sekcja Skarg i Zażaleń

Ostatni moduł Portierni daje możliwość składania anonimowych skarg i zażaleń, które trafiają pod wskazany przez prezesa firmy adres mailowy.

Portiernia Systemu PSPG to kompleksowa elektroniczna recepcja posiadająca wszystkie niezbędne elementy pozwalające m. in. ewidencjonować czas pracy pracowników, gromadzić całą historię korespondencji przez lata czy archiwizować wszystkie wizyty gości w firmie.